25 janvier 2018

Aide financière fédérale pour cours préparatoires aux examens fédéraux – Règlement et processus à réexaminer !

La modification de la loi sur la formation professionnelle est entrée en vigueur avec la nouvelle année. Dès maintenant, les personnes qui suivent des cours préparatoires aux examens fédéraux peuvent recevoir une aide financière fédérale sur demande. Ces nouvelles dispositions légales demandent un examen par les entreprises de leur règlement de formation. Nous vous expliquons pourquoi.

Le Conseil fédéral pense que la formation, la recherche et l’innovation sont d’une importance capitale pour la prospérité commune, le développement durable, la cohésion interne et la diversité culturelle du pays. La modification de la loi sur la formation professionnelle a été conçue dans ce contexte.

Le nouveau régime a revu en profondeur le système valable jusqu’à la fin de l’année passée : les subventions cantonales versées aux prestataires des cours préparatoires ont été remplacées par un modèle de financement axé sur la personne.

Les aides financières fédérales sont dorénavant versées directement aux candidats qui se sont présentés à l’examen après avoir suivi un cours préparatoire à un examen professionnel fédéral ou à un examen professionnel fédéral supérieur. La demande peut être présentée par le biais d’un portail en ligne.

La demande de subvention est valable indépendamment de la réussite ou de l’échec de l’examen. Les candidats peuvent recevoir un remboursement de 50 % des frais de cours pris en considération. La limite supérieure du remboursement est fixée à CHF 9’500 pour les examens professionnels et à CHF 10’500 pour les examens professionnels supérieurs. 

Règlement de formation et processus de financement de la contribution de l’employeur à réexaminer

Lorsque l’employeur contribue au financement de la formation continue de ses collaborateurs, un examen du processus, voire une révision du règlement s’avère nécessaire. En effet, l’aide financière fédérale n’est attribuée que lorsque que les participants ont payés eux-mêmes le financement aux prestataires de cours. Les factures établies au nom de l’entreprise ne peuvent pas donner lieu à une subvention.

Exemple:

Frais de cours CHF     12'000
Financement payé par l’employeur aux prestataires CHF     - 2'000
Pris en compte pour le calcul de l’aide financière fédérale CHF     10'000

 

Dans cet exemple, le candidat n’aura droit qu’à CHF 5'000 de subvention (50% des frais effectivement supporté par le candidat), car le financement de l’employeur est déduit.

Cependant, il est possible d’adapter les processus afin que le soutien financier octroyé par l’employeur ne soit pas déduit pour le calcul de l’aide financière fédérale. Il faut pour cela que l’employeur verse le montant directement au collaborateur et adapte éventuellement son règlement.  Il est également nécessaire d’analyser si les montants actuellement prévus dans ces situations sont encore adaptés avec la nouvelle législation.

Il faut souligner que l’inconvénient du nouveau système est que les candidats à un examen fédéral doivent assurer eux-mêmes le préfinancement du cours jusqu’au versement de la subvention fédérale. Pour y pallier, la Confédération a prévu sous certaines conditions la possibilité de demander le versement de subventions partielles avant l’examen.

Quelques impacts fiscaux

L’administration fédérale des contributions AFC a dans le même temps émis une nouvelle circulaire sur le traitement fiscal des frais de formation. Nous vous résumons, ci-après, les principaux impacts.

Le contribuable peut déduire les frais qu’il a effectivement payés pour suivre sa formation à des fins professionnelles jusqu’à concurrence de CHF 12'000.

Lorsque l’employeur a payé une facture libellée à son nom aux prestataires des cours à des fins professionnelles, il n’a pas besoin d’attester, dans le certificat de salaire, les coûts pris en charge. Par contre, il doit le faire lorsque la facture est libellée au nom du collaborateur.

Il faut relever que les frais de formation à des fins professionnelles supportés par l’employeur ne constituent pas des revenus imposables pour le collaborateur. Toutefois, lorsque l’employeur verse un montant représentant une partie des frais de formation professionnelle à son collaborateur dans le courant d’une période fiscale ultérieure alors que ce dernier les a déjà portées en déduction, il faut ajouter ledit montant au revenu imposable.

Lorsqu’il est convenu entre l’employeur et le collaborateur un remboursement des frais de formation à des fins professionnelles assumés initialement par l’employeur (par exemple en cas de départ de l’entreprise), le collaborateur a le droit de faire valoir une déduction au moment du remboursement.

La mise en œuvre du nouveau financement pour les cours préparatoires aux examens fédéraux demande donc aux entreprises d’analyser leurs processus actuels, de réexaminer les montants accordés et en fonction des résultats de l’étude d’ajuster le règlement de formation, la gestion du payroll et l’établissement du certificat de salaire. N’hésitez pas à contacter notre département juridique qui se tient à votre entière disposition pour vous aider dans vos démarches.

 

Patrick Zwahlen
Human Resources Services Director