1. Nutzen Sie die Auslagerung, um Ihre Abläufe zu optimieren.
Don‘t: Versuchen Sie nicht, nach der Auslagerung die bisherigen Abläufe beizubehalten, indem Sie die alten Prozesse reproduzieren.
Do: Nutzen Sie die Chancen, die das BPO bietet, um Ihre Arbeitsabläufe optimal auszurichten, indem Sie von einer fundierten Praxis mit Multi-Clients-Erfahrung, Standards und Zertifizierungen profitieren.
2. Wählen Sie keine Teillösung, setzen Sie auf die Auslagerung des gesamten Arbeitsprozesses.
Don‘t: Sie sind zwar vom Mehrwert einer Auslagerung überzeugt, fürchten aber die Unsicherheiten und die Auswirkungen auf Ihre Organisation. Um die Auswirkungen zu begrenzen, entscheiden Sie sich für eine Teilauslagerung.
Do: Lagern Sie den gesamten Prozess aus, erfassen und kommunizieren sie die Auswirkungen auf Ihre Organisation frühzeitig. Indem Sie sich gegen eine Fragmentierung des Prozesses entscheiden, beschränken Sie Komplexität, Risiken und Kosten, vermeiden verwischte Verantwortlichkeiten und eine Demotivierung aller Beteiligten.
3. Beziehen Sie sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten in den Entscheidungsprozess ein.
Don‘t: Sie wollen die Verwaltung Ihrer Pensionskasse oder das Payroll auslagern, analysieren aber einzig die Kosten der technischen Verwaltung, der HR-Administration und der Buchhaltung.
Do: Analysieren Sie sämtliche Kosten und Risiken, die sich aus den auszulagernden Aufgaben ergeben. Der Unterhalt der Systeme und die Datenpflege, die interne Kontrolle, die Koordination zwischen den externen und internen Stellen und die Schulung generieren relevante Kosten, die in die Analyse einbezogen werden müssen.
4. Entscheiden Sie nicht ausschliesslich aufgrund des Preises.
Don‘t: Den Anbieter mit der niedrigsten Pauschalofferte wählen.
Do: Sie sind sich im Klaren, dass ein erfahrener Anbieter, der über leistungsfähige Prozesse und Tools verfügt, ausserdem eine Online-Kommunikation und einen soliden Kundensupport sichert, und auf lange Sicht eine Kosten- und Prozessoptimierung darstellt. Bewerten Sie diese Merkmale und berücksichtigen Sie die Vorzüge bei der Wahl Ihrer Outsourcinglösung.
5. Sie fürchten höhere Risiken.
Don‘t: Ihrer Einschätzung nach bietet Ihre interne Kontrolle mehr Sicherheit als die Lösung des externen Anbieters.
Do: Beachten Sie, dass die interne Kontrolle und das Risikomanagement integraler Bestandteil eines BPO-Angebots sein sollten. Wählen Sie einen Partner, der anerkannte Standards erfüllt, die eine regelmässige Überprüfung des Risikomanagements beinhaltet. (z. B. Standard ISAE 3402).
6. Setzen Sie sich nicht mit einer Umsetzung binnen 3 Monaten unter Zeitdruck.
Don‘t: Nach einem langwierigen Ausschreibungsverfahren wollen Sie Ihre Organisation entlasten und setzen eine zu kurze Frist für die Umsetzung.
Do: Auslagerungen sind komplex. Beschränken Sie das Risiko von Unklarheiten und die Gefahr, dass wichtige Schritte übergangen werden. Nutzen Sie die Erfahrung Ihres Anbieters, minutiös zu planen, klare Regeln für die Zusammenarbeit zu etablieren, die Governance anzupassen, ein aktives Veränderungsmanagement zu sichern und sämtliche technischen Aspekte auszuarbeiten, die im Zusammenhang mit einer Aufgaben- und Datenübertragung zu beachten sind. Kommunizieren Sie gezielt und strukturiert.
Zusammenfassend: Klären Sie mit dem Anbieter, wie er Sie am besten in Ihrem Outsourcing-Prozess und in der Neuorganisation Ihrer Teams unterstützen kann. Setzen Sie auf seine Erfahrung im Management einer Übergangsphase unter Einhaltung anerkannter Standards und Governance-Regeln. So haben Sie die Kosten und Risiken bei der Umsetzung Ihres Outsourcingprojekts und in den laufenden Verwaltungsprozessen besser unter Kontrolle.
