Un spécialiste payroll acquiert énormément de connaissances pendant la période qu’il passe au sein d’une entreprise. Si le collaborateur en question décide de quitter l’entreprise ou s’absente pendant un long moment, le préjudice subi sera donc d’autant plus grand. D’où une question particulièrement sensible : celle de savoir s’il faut, oui ou non, externaliser ce poste. Et si on confiait la gestion des salaires à des professionnels ? Des personnes hautement spécialisées, qui connaissent sur le bout des doigts les différents types de décomptes et maîtrisent toutes les spécificités cantonales. Des personnes qui savent calculer les allocations sans commettre d’erreur et qui peuvent effectuer des corrections rétroactives rapidement et correctement.
Quels seraient les coûts de ce choix ? Oui, l’externalisation de la gestion des salaires a un prix. Il est déterminé par le nombre de fiches de paye à traiter chaque mois et par les prestations à fournir. Nous voici donc face à un nouveau dilemme : la comparaison des coûts qui, dans la plupart des cas, se révèle inexacte. En effet, dans ce genre de cas, on ne compare pas des pommes avec des poires, mais plutôt avec une entrecôte. Le mot clé que nous emploierons dans ce contexte, c’est « TCO », qui signifie « Total Cost of Ownership » et qui permet de réellement comparer la totalité des coûts, c’est-à-dire non seulement le salaire de l’employé chargé du payroll, mais aussi tous les frais accessoires engendrés par chaque collaborateur. En comparant ces coûts de manière précise et correcte, on constatera avec surprise que l’externalisation permet de faire des économies.
Dans votre réflexion, il faut aussi intégrer la question de l’expérience utilisateur de votre principal atout, à savoir votre collaborateur. N’est-il pas bien plus simple de consulter ou de télécharger sa fiche de salaire et son solde de vacances en ligne ? Le propriétaire d’un logement a besoin d’un certificat de travail ? Un outil en ligne efficace permettant d’effectuer ce genre de tâche en quelques clics évite à votre service RH un surcroît de travail administratif souvent fastidieux, tout en garantissant une flexibilité accrue au collaborateur. Dans ce cas-là, le temps, c’est aussi de l’argent, sachant que votre spécialiste RH n’aura plus à répondre à ce genre de demande.
Alors faut-il licencier tous les employés dédiés à la gestion des salaires et transférer la totalité du processus à Trianon ? La réponse est NON, très clairement ! « Change Management », voilà la formule magique dont vous avez besoin. Demandez-vous si ces spécialistes que vous employez pourraient être affectés à des secteurs à plus forte valeur ajoutée. De nos jours, alors que tout le monde parle de « guerre des talents », une entreprise doit faire preuve d’agilité afin d’être en mesure de réagir rapidement aux changements du marché. Un mot clé récurrent dans ce contexte est bien sûr le COVID-19. Cela dit, en mettant la pandémie de côté, il y a bien d’autres domaines qui méritent la plus grande attention. Marque employeur, gestion des talents, acquisition de talents, rétention du personnel, développement des talents, pour n’en citer que quelques-uns. Au lieu de remplacer les collaborateurs qui s’en vont, il serait peut-être envisageable d’investir le budget correspondant dans d’autres profils professionnels au sein des RH.
Pour finir, je reprendrai les conclusions de mon collègue Ivo Corrodi, Head of Payroll & HR Administration Services, parues dans notre newsletter d’août 2019.
Voici les trois points principaux à prendre en compte lors du choix d’un partenaire externe :
- Grande expertise technique : indispensable pour comprendre la problématique et adapter les processus sur la base d’une analyse réussie.
- Normalisation rapide des nouvelles procédures : permet de fournir des prestations de service de façon plus efficace et d’accroître la qualité de celles-ci.
- Personnel en quantité suffisante : condition sine qua non pour que les modifications nécessaires soient mises en œuvre dans les délais et sans erreurs.
Nous vous offrons très volontiers notre soutien afin de définir votre catalogue d’exigences et d’établir une comparaison des frais pour faciliter le calcul du retour sur investissement. Car une chose est sûre, c’est que tout projet doit aussi être rentable.
Nous nous réjouissons de nos prochains échanges!
