Dorottya Németh, quel est votre rôle au sein de CloudPay ?
Je suis responsable régionale de la paie et, à ce titre, je gère le système de paie dans tous les pays de la zone EMEA, dont la Suisse. En Suisse, à la différence de nos filiales en Italie, en France, en Allemagne ou en Espagne, nous ne gérons pas directement le système de paie à l’interne, mais le confions à des partenaires. Trianon est l’un des partenaires de confiance de CloudPay en Suisse. Par notre collaboration, nous permettons à des multinationales de standardiser leurs processus de paie et de délivrer à leur personnel des fiches de paie plus précises et en tous points conformes aux exigences. Nous aidons à réduire la complexité du système de paie dans plus de 130 pays.
Qu’est-ce qui vous donne ce point de vue global ?
J’ai travaillé comme HR Rewards Manager pour Tetra Pak, dont le siège est situé en Suisse. En outre, j’ai occupé le poste de responsable SSC HR Payroll au sein de Harman International, où j’étais en charge de l’exécution de la paie pour le marché suisse. Je connais donc les défis culturels et de conformité que pose la paie. Croyez-moi, ce n’est pas facile ! En étant du côté de l’acheteur, je devais m’assurer que les vendeurs délivraient dans les délais des fiches de paie exactes. Je devais aussi prendre des décisions stratégiques avec les acteurs clés, comme les Ressources humaines et les Finances, à partir des données de paie. Ces expériences me permettent aujourd’hui de mieux comprendre la complexité du système de paie en Suisse et à l’échelle mondiale. J’ai une vue d’ensemble de tout le processus, car je peux considérer la situation sous l’angle de l’acheteur, du décideur ou de l’approbateur final des fiches de paie.
Existe-t-il des craintes communes concernant l’externalisation de la paie ?
Je crois que tout est une question de transparence et de confiance. Il y a selon moi trois craintes. Premièrement, lorsque j’étais du côté de l’acheteur, le fait de déléguer le contrôle des données suscitait des inquiétudes. Compte tenu du sujet sensible qu’est la paie, une erreur dans la saisie des données, même minime, peut avoir des conséquences désastreuses. Le risque d’inexactitude représentait une menace permanente. Deuxièmement, j’ai pu me rendre compte qu’il est utile d’avoir des connaissances du système d’imposition complexe du pays : une solution gérée est-elle aussi efficace qu’un expert local interne ? Troisièmement, en Suisse, les certificats de salaires sont souvent établis une fois par an, ce qui soulève une inquiétude : sans certificats de salaires réguliers, comment l’acheteur peut-il mesurer la performance d’un prestataire ?
Comment géreriez-vous ces craintes aujourd’hui ?
D’abord, le système de validation des données automatisé de CloudPay permet à l’entreprise d’être proactive dans la gestion et la réduction des problèmes liés au processus de paie. En effet, ce système identifie et corrige les erreurs avant qu’elles n’entraînent une nouvelle exécution des processus et des coûts supplémentaires. Ensuite, le service fourni par notre équipe d’experts aide à réduire la complexité de la paie dans plus de 130 pays. Enfin, la mesure de la performance des prestataires devrait être intégrée à la plateforme utilisée par l’entreprise. À CloudPay, nous utilisons pour tous les pays cinq Key Performance Indicators (KPI) dont le spectre va de l’approbation initiale aux problèmes liés à la saisie des données. Tout devrait être visible du premier coup d’œil.
Quels sont les avantages d’une externalisation de la paie ?
- Accès aux dernières technologies
En externalisant la paie, les entreprises bénéficient des innovations les plus récentes auxquelles elles n’auraient sinon pas accès. L’exemple type est l’automatisation robotisée des processus (RPA), utilisée pour optimiser les tâches, qui se traduit par un système de paie plus précis et un meilleur respect des délais.
- Acquisition de capacités cohérentes à l’échelle mondiale
Pour ce qui est de l’analyse, avoir des données de paie claires sur une plateforme unique permet aux entreprises de disposer d’un éventail de KPI plus large et d’effectuer des mesures sur une base comparable au sein de leur système de paie. Les réglementations sur le travail, les exigences en matière de données et de conformité ainsi que les lois fiscales sont complexes et sujettes à changement, sans compter qu’elles varient d’un pays à l’autre. Dans ce cas, il peut être utile d’avoir recours à l’expertise d’une équipe de professionnels gérée par un prestataire externe.
- Amélioration de la sécurité des données
La gestion interne des salaires n’est pas dénuée de risques, qu’il s’agisse d’usurpation d’identité ou de risques relatifs à la sécurité du serveur ou du réseau. Les prestataires de qualité chargés de la paie externalisée protègent et stockent les données sur des serveurs cloud hautement sécurisés. Ils utilisent en outre une technologie de cryptage de pointe pour garantir la sécurité des informations sensibles.
- Économie de temps et d’argent
La technologie utilisée par les solutions d’externalisation de la paie permet aussi d’obtenir des informations essentielles sur la gestion de la paie et des ressources humaines, grâce à des outils analytiques avancés. Bien plus que les fonctions de reporting classiques, l’analyse de la performance identifie à quel niveau des erreurs se produisent, à quelle fréquence, et même l’impact financier de ces problèmes et la façon de les prévenir.
Pour conclure, quelle lecture recommanderiez-vous aux gestionnaires de paie ?
« Leading Remote and Virtual Teams : Managing yourself and others in remote and hybrid teams when working from home », de Kevan Hall et Alan Hall (ayant moi-même plus de 150 employés dans la zone EMEA à l’heure où nous sommes en télétravail).
À propos de CloudPay
CloudPay fait appel à une solution cloud unique et homogène pour proposer à des milliers de multinationales des services de bout en bout dédiés à la paie et au traitement des paiements. Reconnue comme une solution leader de la branche par les analystes du marché, la solution de CloudPay, lauréate du Global Payroll Innovation Award 2020, garantit un système de paie précis et conforme aux exigences dans plus de 130 pays. La solution de CloudPay s’appuie sur une équipe internationale dotée d’une solide expertise et animée par le souci de l’excellence. Elle se traduit pour les entreprises par un allègement des processus manuels et une réduction des coûts d’exploitation. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.cloudpay.net.