Dorottya, können Sie uns etwas über Ihre Funktion bei CloudPay erzählen?
Ich bin «Regional Payroll Director» von CloudPay und damit zuständig für die internationalen Lohnbuchhaltungen in allen Ländern der EMEA-Region, einschliesslich der Schweiz. In der Schweiz führt CloudPay nicht selbstständig Gehaltsabrechnungen durch wie in Italien, Frankreich, Deutschland oder Spanien. Hier arbeiten wir eng mit unseren Servicepartnern zusammen. Trianon ist ein bewährter Servicepartner von CloudPay in der Schweiz. Durch unsere Zusammenarbeit ermöglichen wir es global tätigen Unternehmen, ihre Abläufe zu standardisieren und korrekte, gesetzeskonforme Gehaltsabrechnungen für ihr Personal bereitzustellen. Wir tragen dazu bei, die Komplexität der globalen Lohnbuchhaltung in mehr als 130 Ländern zu minimieren.
Wie schaffen Sie es, alles im Blick zu haben?
Ich habe als «HR Rewards Manager» für Tetra Pak gearbeitet, das seinen Hauptsitz in der Schweiz hat. Zudem war ich während meiner Zeit bei Harman International als «Head of SSC HR-Payroll» für die Schweizer Gehaltsabrechnung verantwortlich. Daher kenne ich die kulturellen und Compliance-Herausforderungen im Zusammenhang mit der globalen Lohnbuchhaltung. Es ist nicht einfach! Auf der Käuferseite musste ich sicherstellen, dass die Dienstleister die Gehaltsabrechnung korrekt und pünktlich durchführen. Ausserdem war ich zusammen mit wichtigen Stakeholdern wie der Personal- und Finanzabteilung für strategische Entscheidungen auf der Basis der Lohnbuchhaltungselemente und -daten verantwortlich. Heute habe ich ein besseres Bild von der Komplexität der Lohnbuchhaltung in der Schweiz und weltweit. Ich weiss, wo alle Beteiligten stehen: der Einkäufer, der Entscheidungsträger und die Person, welche die Gehaltsabrechnung am Schluss genehmigt.
Gibt es generelle Bedenken gegen ein Outsourcing der globalen Lohnbuchhaltung?
Ich denke, es geht letztlich um Transparenz und Vertrauen. Als ich auf der Käuferseite war, gab es zunächst Bedenken, die Kontrolle über die Daten abzugeben. Die Lohnbuchhaltung ist ein sensibles Gebiet und schon ein kleiner Fehler bei der Dateneingabe kann die Abrechnung erheblich durcheinanderbringen und. Es besteht immer ein Fehlerrisiko. Zweitens ist es hilfreich, über lokales Know-how im komplexen Bereichen wie z.B. der Quellensteuer zu verfügen: Bietet eine externe Lösung die gleichen Kompetenzen wie ein lokaler Experte im eigenen Haus? Drittens wird der Lohnausweis in der Schweiz nur einmal im Jahr erstellt. Es stellte sich die Frage, wie der Käufer ohne regelmässige Lohnausweise die Leistung des Anbieters einschätzen kann?
Was würden Sie diesen Befürchtungen heute entgegensetzen?
Erstens kann Ihr Unternehmen dank der automatisierten Datenvalidierung von CloudPay Probleme bei der Gehaltsabrechnung proaktiv managen und minimieren, indem Fehler erkannt und behoben werden, bevor sie zu Re-Runs und zusätzlichen Kosten führen. Zweitens helfen die Dienstleistungen unseres Spezialistenteams, die Komplexität der globalen Lohnbuchhaltung in mehr als 130 Ländern zu minimieren. Drittens sollte die Messung der Leistung Ihres Anbieters in die von Ihnen verwendete Plattform integriert sein. Bei CloudPay haben wir fünf Leistungskennzahlen – über alle Länder hinweg – von den Erstgenehmigungen bis hin zu Dateneingabeproblemen. Alles sollte sofort ersichtlich sein.
Worin liegen also die Vorteile des Outsourcings der globalen Lohnbuchhaltung?
- Zugriff auf die neueste Technologie
Bei einem Outsourcing der Lohnbuchhaltung profitieren Unternehmen von den neuesten Innovationen, auf die sie sonst vielleicht keinen Zugriff hätten. Ein ausgezeichnetes Beispiel hierfür ist die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), die zur Optimierung der Verarbeitung eingesetzt wird und die Genauigkeit und Pünktlichkeit Ihrer internationalen Gehaltsabrechnung verbessert.
- Zugriff auf konsistentes, globales Know-how
Unternehmen mit umfassenden Lohnbuchhaltungsdaten auf einer einzigen Plattform können zu Analysezwecken eine breitere Palette von KPI verfolgen und über ihre gesamte Lohnbuchhaltungskette hinweg Vergleichbares vergleichen. Arbeitsrechtliche Vorschriften, Daten- und Complianceanforderungen sowie Steuergesetze sind komplex, einem schnellen Wandel unterworfen und von Land zu Land verschieden. Da kann das Fachwissen eines erfahrenen Teams in Sachen vollständig verwaltete Lohnbuchhaltung hilfreich sein.
- Verbesserung der Datensicherheit
Die firmeninterne Lohnbuchhaltung birgt Risiken, unter anderem in Bezug auf Identitätsdiebstahl und die Server- und Netzwerksicherheit. Führende Anbieter von verwalteten globalen Gehaltsabrechnungsdienstleistungen schützen und speichern die Daten auf hochsicheren, cloudbasierten Servern und nutzen modernste Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit Ihrer geschäftskritischen Informationen zu gewährleisten.
- Zeit- und Kostenersparnis
Die Technologie, die von den Anbietern von verwalteten Lohnabrechnungslösungen verwendet wird, kann dank fortschrittlichen Analysetools aussagekräftige Einblicke in Ihre Personal- und Gehaltsabrechnungsverwaltung liefern. Leistungsanalysen können über die typischen Berichtsfunktionen hinaus aufzeigen, wo und wie oft Fehler auftreten, und sogar, welches die Kostenfolgen dieser Probleme sind und wie diese am besten verhindert werden können.
Haben Sie zum Schluss noch einen Lektüretipp für Fachleute im Bereich Lohnbuchhaltung?
«Leading Remote and Virtual Teams: Managing yourself and others in remote and hybrid teams when working from home» von Kevan Hall und Alan Hall (dies, weil ich mehr als 150 Mitarbeitende in der gesamten EMEA-Region habe, in einer Zeit, in der wir von zu Hause aus arbeiteten).
Über CloudPay
CloudPay stellt für Tausende von multinationalen Konzernen vollständig integrierte globale Lohnbuchhaltungs- und Zahlungsdienste über eine einzige, einheitliche Cloud-Lösung bereit. Die Lösung von CloudPay, die unter Branchenanalysten als führend gilt und mit dem Global Payroll Innovation Award 2020 ausgezeichnet wurde, garantiert eine genaue, gesetzeskonforme Lohnabrechnung in über 130 Ländern. Mit Unterstützung eines globalen Teams mit fundierten Branchenkenntnissen und der Verpflichtung zu Exzellenz minimiert die CloudPay-Lösung manuelle Prozesse und reduziert gleichzeitig die Betriebskosten.
Wenn Sie mehr wissen möchten, besuchen Sie uns unter www.cloudpay.net.