Outsourcing im Bereich der HR Services – welche Aufgaben auslagern, um eine Arbeitsüberlastung nach Ende der Krise zu vermeiden?

Die Gesundheitskrise, die wir seit nunmehr einem Jahr erleben, hat viele Gewohnheiten auf den Kopf gestellt, und in manchen Bereichen ist es zu Einbrüchen gekommen. In den Personalabteilungen kam der Arbeitsalltag durcheinander und die HR-Strategie des Unternehmens hat sich verändert – oder ist eine völlig andere geworden. Es gibt aber auch einen positiven Aspekt dieses besonderen Jahrs: Sowohl für die Regierungen als auch für die Unternehmen standen die Menschen im Mittelpunkt. Diese Krise hat dazu geführt, dass die HR Services (wieder) ins Zentrum der Unternehmensstrategie gerückt sind. Zahllose HR-Verantwortliche sehen sich in ihrer Funktion aufgewertet und können von dieser Entwicklung profitieren.

Trotz all der vollzogenen Änderungen und Verbesserungen werden in der Post-Covid-Zeit allerdings neue Herausforderungen auf die HR Services warten. Zahlreiche Unternehmen mussten ihr Tätigkeitsgebiet anpassen. Viele davon werden, während sie sich um die Gesundheit und das Wohlergehen der Beschäftigten sorgen, ihre HR-Organisation den neuen Realitäten anzupassen müssen. Kostenkontrolle wird erneut wichtiger werden, wobei man den HR-Diensten – mit den bestehenden Ressourcen – wie bis anhin die üblichen Leistungen (und einiges mehr) abverlangen wird. Diese strukturelle Überlastung der HR-Funktionen ist nicht neu, dürfte indes in den kommenden Monaten noch zunehmen. Welche Lösungen gibt es, um diese Herausforderung zu meistern?

Die Auslagerung von HR-Leistungen als Lösung

Die Auslagerung bestimmter Aufgaben der HR-Abteilung ist seit vielen Jahren eine anerkannte Lösung, die allerdings sorgfältig analysiert werden muss. Bestimmte Kompetenzen werden an Dritte transferiert, was sich auf kurze, mittlere oder lange Frist auf die Funktionsweise der HR Services auswirken wird. Daher gilt es, sich die richtigen Fragen für diese strategische Entscheidung zu stellen. Hier ein paar Beispiele:

• Fragen Sie die Beteiligten, wie das Personaldepartement sie dabei unterstützen kann, ihre Ziele und die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Sind Sie in der Lage, diese Unterstützung mit den derzeit bestehenden Ressourcen zu leisten? Oder müssen Sie Ressourcen oder Zeit freisetzen, damit die entsprechenden Missionen umgesetzt werden können?

• Analysieren Sie bitte Ihre Aufgaben und Prozesse. Wählen Sie dann die Aufgaben und Prozesse aus, die am aufwändigsten sind und für welche es Verbesserungspotenzial gibt. Sind sämtliche erforderlichen Kenntnisse und Werkzeuge intern vorhanden? Da ein solches Projekt einen beachtlichen Koordinationsaufwand mit sich bringt, erweist sich oft das folgende Fazit als logisch: Was besonders viel Arbeit macht und spezifische Fähigkeiten voraussetzt, wird besser einem externen Partner anvertraut.

• Werfen Sie einen Blick in die Zukunft und fragen Sie sich, welche Veränderungen mittelfristig in Ihrer Personalabteilung anstehen. Werden Ihre derzeit im Payroll-Service beschäftigten Mitarbeitenden in zwei Jahren dieselben Funktionen ausüben? Werden sie sich bis dahin entsprechend weiterentwickeln oder sind Abgänge zu befürchten? Muss Ihr Payroll-System ersetzt, aktualisiert oder erneuert werden? 

• Berücksichtigen Sie bei alldem auch die Vorlieben und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziehen Ihre Mitarbeitenden bestimmte Aufgaben anderen Arbeiten vor? Die Arbeitszufriedenheit ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Auslagerungsprozesses. Besser, man lagert jene Aufgaben aus, die man intern nicht so gern selbst ausführt oder deren interne Erledigung nur wenig Mehrwert generiert.
   

Trianon AG, Expertin seit mehr als 20 Jahren

Dies sind nur einige der Fragen, die man sich stellen sollte; das wichtigste jedoch ist, eine fundierte Analyse der eigenen Situation anzustellen und dabei die Besonderheiten des eigenen Unternehmens und seines Umfelds einzubeziehen. Der Auslagerung von HR-Aufgaben muss eine strategische Wahl zugrunde liegen, die von allen Beteiligten verstanden und soweit möglich mitgetragen wird. Unter dieser Voraussetzung können die vielen Vorteile einer solchen Veränderung wahrgenommen werden und voll zum Tragen kommen – vor allem die gewonnene Zeit, die für strategische und mehrwerthaltige Projekte zugunsten des Unternehmens wie auch der Mitarbeitenden eingesetzt werden kann.

Die Payroll-Verwaltung ist einer jener zeitaufwändigen und sehr technischen Arbeitsprozesse. Daher eignet sie sich besonders gut für eine Auslagerung. Ausserdem können einige Aufgaben auch im Rahmen eines solchen Auslagerungsprozesses weiterhin intern weitergeführt oder einem externen Dienstleister anvertraut werden. Die Trianon AG ist seit 23 Jahren das führende Schweizer Unternehmen für Business Process Outsourcing im Personalbereich inklusiv Pensionskassenverwaltung . Gern werden unsere Spezialistinnen und Spezialisten ihre Erfahrungen einbringen und Ihnen bei Ihren Überlegungen für eine Verbesserung und Auslagerung von HR-Aufgaben zur Seite stehen.